DocMon non archivia soltanto documenti. Ne governa qualità, ciclo di vita e revisione.
Procedure, manuali, documentazione tecnica e documenti del Sistema di Gestione sono parte del patrimonio di conoscenza di un’organizzazione.
DocMon è la piattaforma di Document Governance di PC Cube, progettata per governare l’intero ciclo di vita della documentazione attraverso versionamento, workflow di revisione e approvazione, controlli di qualità e Intelligenza Artificiale. L’AI valuta automaticamente la qualità dei documenti, evidenzia le criticità e aiuta le persone a concentrare la revisione dove serve davvero.
Il Document Management ti dice dove si trova un documento. La Document Governance ti dice se è pronto per essere approvato.
DocMon nasce su Odoo, ma supera il concetto tradizionale di gestione documentale.
Ogni documento segue workflow configurabili, coinvolge ruoli e responsabilità definiti, mantiene lo storico delle versioni e viene valutato rispetto agli standard qualitativi dell’organizzazione.
L’Intelligenza Artificiale confronta i documenti con modelli di riferimento approvati e ne valuta automaticamente la qualità su più dimensioni, evidenziando criticità e aspetti da approfondire. Il revisore può così concentrare la propria attenzione sui documenti più problematici, mantenendo sempre la responsabilità della decisione finale.
L’AI segnala dove guardare. La decisione resta alle persone.
Quando cresce la documentazione, deve crescere anche la sua governance.
Con l’aumentare dei documenti aumentano anche revisioni, approvazioni, versioni e persone coinvolte.
Senza un modello di governance condiviso diventa difficile sapere quale sia la versione corretta, verificare la qualità delle informazioni, individuare i documenti che richiedono maggiore attenzione o dimostrare la conformità durante un audit.
DocMon riunisce l’intero ciclo documentale in un unico processo di Document Governance, permettendo di definire workflow, ruoli, criteri qualitativi e controlli automatici. L’AI aggiunge una prima valutazione della qualità che aiuta a rendere la revisione più semplice, uniforme, misurabile e mirata.
